Dans le monde professionnel, il est fréquent de recevoir des candidatures pour un poste au sein d’une entreprise. Parfois, certaines candidatures ne correspondent pas aux attentes et il est nécessaire de rédiger une lettre de refus. Une telle lettre doit être écrite avec soin et diplomatie, car elle véhicule l’image de l’entreprise. Cet article vous aidera à rédiger une lettre type de refus de candidature efficace et respectueuse.
Règles générales pour la rédaction d’une lettre de refus de candidature
Pour commencer, il convient de garder à l’esprit quelques règles générales lorsqu’il s’agit de rédiger une lettre de refus de candidature. Les voici :
– Être courtois et poli : bien que le but principal de la lettre soit d’informer le candidat qu’il n’est pas retenu, il est primordial de rester respectueux.
– Utiliser un ton neutre et formel : il est préférable d’éviter les jugements de valeur et les expressions trop familières ou trop techniques.
– Répondre rapidement : idéalement, la réponse devrait être envoyée dans un délai d’une semaine après la réception de la candidature. Un refus rapide permet au candidat de se concentrer sur d’autres opportunités.
Structure d’une lettre type de refus de candidature
Une lettre de refus de candidature se compose de plusieurs éléments clés, notamment :
1. L’entête de la lettre
L’en-tête doit clairement indiquer le nom et les coordonnées de l’expéditeur (entreprise), ainsi que ceux du destinataire (candidat). Une formule d’appel appropriée doit également être utilisée pour ouvrir la lettre (ex : « Monsieur X » ou « Madame Y »).
2. Le remerciement pour la candidature
Dans cette section, il est judicieux de remercier le candidat pour son intérêt envers le poste et l’entreprise. On peut également noter qu’il a été un plaisir de découvrir son profil lors du processus de recrutement.
3. L’annonce du refus
La raison principale de la lettre doit être annoncée clairement et simplement. Il suffit souvent d’écrire une phrase telle que : « Nous avons étudié attentivement votre candidature et nous regrettons de vous informer que nous ne donnerons pas suite à celle-ci« . Cependant, il faut éviter de mentionner les raisons spécifiques du refus ou de comparer le candidat avec d’autres concurrents.
4. La proposition d’un suivi éventuel
Si le candidat présente des compétences intéressantes pour l’entreprise, mais que le poste actuellement proposé n’est pas adapté, il peut être pertinent de lui proposer un suivi éventuel. Par exemple, on peut lui demander s’il souhaite être tenu informé des futurs postes disponibles correspondant à son profil.
5. La clôture de la lettre et la signature
Pour conclure, il convient de réaffirmer les remerciements pour l’intérêt du candidat envers l’entreprise, puis d’utiliser une formule de politesse appropriée comme « Cordialement » ou « Sincèrement ». Enfin, n’oubliez pas de signer la lettre par le représentant de l’entreprise responsable du recrutement.
Exemple de lettre type de refus de candidature
Voici un exemple de lettre de refus de candidature qui suit les conseils mentionnés précédemment :
Entreprise XYZ Adresse de l'entreprise Code postal et ville Téléphone et/ou e-mail Nom du destinataire Adresse du destinataire Code postal et ville Date Objet : Réponse à votre candidature pour le poste de [intitulé du poste] Monsieur/Madame [Nom du candidat], Nous tenons à vous remercier de l'intérêt que vous avez manifesté pour le poste de [intitulé du poste] au sein de notre entreprise, ainsi que du temps consacré à nous faire parvenir votre candidature. Après avoir attentivement examiné votre dossier, nous sommes au regret de vous informer que nous ne donnerons pas suite à votre candidature. Veuillez noter que ce choix a été difficile, compte tenu du grand nombre de candidats compétents pour ce poste. Nous vous encourageons toutefois à consulter régulièrement notre site web et notre section carrières, afin de prendre connaissance des nouvelles opportunités qui pourraient correspondre à votre profil. Nous ne manquerons pas de conserver vos coordonnées et d'examiner de nouveau votre candidature si des postes similaires s'ouvrent au sein de notre société. Nous vous souhaitons beaucoup de succès dans vos recherches d'emploi, ainsi que dans tous vos projets futurs. Cordialement, [Signature] [Nom du représentant de l'entreprise] [Titre/Poste]
En suivant ces conseils, vous serez en mesure de rédiger une lettre type de refus de candidature efficace et respectueuse, qui reflète bien la marque et les valeurs de votre entreprise.